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Améliorer sa productivité avec Outlook

22 mai 2008

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La société Axone group a mis en oeuvre une méthode originale visant à optimiser l’usage que nous faisons au quotidien du logiciel Outlook ; cette méthode surnommée J2MT (pour Je Maîtrise Mon Temps) a pour objectif de rendre chaque individu plus productif au moyen d’Outlook.

L’idée est de mettre en place un système de gestion intégré de votre information (SG2I). Ce Système de Gestion Intégré se compose de 3 sous-systèmes :
> Le système de collecte, réunissant toutes les lieux physiques et les situations où vous collectez de l’information (bloc-notes, réunions, boîte de réception Outlook, post-it etc.)
> Le système de référence : lieu de stockage de l’information
> Le système d’action : composé des tâches et du calendrier

Ce système s’appuie par ailleurs sur la mise en place d’un modèle de flux de travail que vous pouvez visualiser ci-dessous.

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Le but de ce modèle est de traiter les informations qui nous arrivent au fil de la journée de manière rationnelle et efficace. Les 3 phases de fonctionnement du SGI sont :
> La phase de collecte, avec comme recommandation initiale de minimiser les points de collecte. Concernant la phase de collecte, il est important d’identifier les points de collecte, et surtout de ne pas confondre point de collecte et lieu de stockage (système de référence).
> La phase de traitement et organisation, notamment à l’aide du flux de travail.
> La phase de définition des priorités et planification, avec le calendrier comme outil décisionnel.

Pour plus d’information sur cette méthode, téléchargez l’article complet…

presentation_j2mt.pdf

Ca y est : il est live !

25 avril 2008

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Le nouveau site d’Axone group entièrement dédié à la gestion de l’information est en ligne.
> Son nom ? Je maîtrise mon Information !
> Son adresse ? http://www.jemaitrisemoninformation.com
> Pourquoi un tel site web ? Parce que depuis des années que nous travaillons sur ces sujets, il nous a paru utile (indispensable ?) de documenter nos différentes réflexions concernant la gestion de l’information
> Que contient ce site ? Pourquoi ne pas laisser Nathalie nous l’expliquer ! Prenez quelques minutes pour comprendre les enjeux de la gestion de l’information en entreprise au travers de sa vidéo.
> Que faire maintenant ? Visiter le site et mettre en œuvre les nouveaux outils de gestion de l’information dans votre organisation… avec Axone group ! :-)

LookOut 2007

31 décembre 2007

Pourquoi tant de haine ? Microsoft agit parfois de manière désinvolte pour ne pas dire déroutante. Un produit comme Microsoft Outlook, utilisé par des millions d’utilisateurs dans le monde se voit amputé de fonctionnalités présentes dans les versions précédentes. On est habitué à chaque nouvelle sortie produit de voir apparaître une certain nombre de nouvelles fonctions, qui sont, la plupart du temps, bien appréciables (même si au début les adeptes du good enough revendiquent ne pas en avoir besoin !). Ces nouvelles fonctions sont d’ailleurs de bon aloi sur un logiciel récent comme Outlook, dont la première mouture date d’Office 97 (pourtant, 10 ans déjà !)

Mais aujourd’hui un coup de gueule s’impose avec Outlook 2007. Outlent 2007 devrais-je dire ! Outlook, au centre de la vie professionnelle de millions de personnes, semble avoir été quelques peu oublié par les équipes de développement et de débugage de l’éditeur de Redmond. Lenteur dans un premier temps. C’est pas moi qui le dit, c’est l’éditeur, dont je vous laisse apprécier ses conseils judicieux !!

http://support.microsoft.com/kb/932086/en-us

Une interface que je qualifierai de baclée : “ni fait, ni à faire” avec une approche hybride entre l’apparition du ruban (par exemple dans les mails) et la présence du bon vieux menu déroulant, old fashion !

Et puis, que dire de la disparition de fonctionnalités ! 10 ans d’Outlook et voici les premiers downgrades fonctionnels : la suppression du lien entre un contact et une tâche ou un rendez-vous ou encore le fait de ne plus pouvoir mettre des couleurs dans le calendrier (en dehors d’une catégorie qui elle-même colorise la plage horaire), ou bien encore le fait de ne plus pouvoir modifier le nom des flags (drapeaux de couleur) : Microsoft prévoit pour nous “aujourd’hui”, “demain”, “cette semaine” etc. sans nous laisser la liberté de modifier cette liste, inappropriée dans la plupart des cas.

Continuons par ce que l’on appelle la localisation, c’est-à-dire la traduction du logiciel en français : les connaisseurs apprécieront la différence entre “tâche” et “liste de tâches” : pratique à expliquer en formation, tant les termes sont différents… Faisant partie du programme de beta, ces informations ont été remontées à l’éditeur, sans retour de sa part… dommage.

Enfin, pour les nouvelles fonctionnalités, encore du chemin à faire. Par exemple, le fait de faire apparaître les tâches du jour en bas du calendrier est pratique mais pas moyen de modifier cet affichage : pas moyen de le positionner par exemple sur la droite de l’écran (et non en bas) ou bien impossible de modifier les colonnes (leur ordre ou le fait d’en afficher certaines et pas d’autres).

Voilà, j’arrête ici. Cette vision est totalement objective et basée sur des faits avérés mais elle est incomplète ; beaucoup de choses formidables ont été inventées par Microsoft pour Outlook 2007. Je m’étonne simplement du peu de sérieux qui a entouré la sortie de ce produit. Une communauté d’utilisateurs, de formateurs, de consultants, de développeurs travaillent sur ce produit génial, qui se positionne comme un véritable centre de communication et qui permet d’offrir aux plus malins ce que même Bill Gates ne peut pas s’acheter : DU TEMPS.

Alors gageons que Microsoft saura proposer une prochaine version d’Outlook à la hauteur des attentes des utilisateurs et à la hauteur du talent des gens de Microsoft, qui nous ont habitués à fabriquer des logiciels souvent décriés mais parfaitement efficaces aussi bien à la maison qu’en entreprise.