La société Axone group a mis en oeuvre une méthode originale visant à optimiser l’usage que nous faisons au quotidien du logiciel Outlook ; cette méthode surnommée J2MT (pour Je Maîtrise Mon Temps) a pour objectif de rendre chaque individu plus productif au moyen d’Outlook.

L’idée est de mettre en place un système de gestion intégré de votre information (SG2I). Ce Système de Gestion Intégré se compose de 3 sous-systèmes :
> Le système de collecte, réunissant toutes les lieux physiques et les situations où vous collectez de l’information (bloc-notes, réunions, boîte de réception Outlook, post-it etc.)
> Le système de référence : lieu de stockage de l’information
> Le système d’action : composé des tâches et du calendrier

Ce système s’appuie par ailleurs sur la mise en place d’un modèle de flux de travail que vous pouvez visualiser ci-dessous.

Le but de ce modèle est de traiter les informations qui nous arrivent au fil de la journée de manière rationnelle et efficace. Les 3 phases de fonctionnement du SGI sont :
> La phase de collecte, avec comme recommandation initiale de minimiser les points de collecte. Concernant la phase de collecte, il est important d’identifier les points de collecte, et surtout de ne pas confondre point de collecte et lieu de stockage (système de référence).
> La phase de traitement et organisation, notamment à l’aide du flux de travail.
> La phase de définition des priorités et planification, avec le calendrier comme outil décisionnel.

Pour plus d’information sur cette méthode, téléchargez l’article complet…

presentation_j2mt.pdf

Tout le monde connait les best sellers de Microsoft : Word, Excel, PowerPoint. Pourtant, en dépit de la force de frappe marketing (et financière), certains programmes issus de l’éditeur de Redmond restent injustement méconnus de la plupart des utilisateurs en entreprise.

Dans la série, luttons pour les logiciels de l’ombre, nous ouvrirons sans doute prochainement un chapitre pour OneNote mais aujourd’hui, je souhaite mettre en avant Microsoft Business Contact Manager, aussi appelé BCM. BCM est sans doute le complément idéal de Microsoft Outlook dans le monde de la PME (mais également sans doute aussi pour les manager des plus grosses structures).

Comme dernièrement je me suis permis quelques saillies en direction d’Outlook, je me sentais un peu obligé (coupable ?) de nuancer mon approche en vous proposant de vous intéresser à Business Contact Manager.

Comme on ne se refait pas, je vais commencer par une critique ! Le point fort de BCM est de se comporter comme une CRM gérant par entreprise et non par contact. Je m’explique : Outlook gère des contacts, donc si pour une entreprise donnée, vous avez plusieurs contacts, vous créez plusieurs fiches. BCM, lui, gère des entreprises, avec des contacts à l’intérieur. Au lieu de l’appeler Business Contact Manager, je l’aurais donc plutôt nommé Business Account Manager !

Vous pouvez donc avec BCM en complément d’Outlook gérer vos contacts personnels, par exemple, au sein de vos contacts Outlook habituels, et gérer vos clients, fournisseurs, partenaires etc., au sein de BCM.

Par ailleurs dans le post récent où j’évoquais certains downgrades d’Outlook, je m’étonnais de la disparition des relations que l’on pouvait faire avant entre un contact, une tâche et un rendez-vous. Avec BCM, cette fonctionnalité est bien présente (fait exprès pour promouvoir l’usage de BCM au détriment des contacts traditionnels d’Outlook ?). Cela revient à dire que vous pouvez lier un rendez-vous, une tâche ou un mail à une entreprise ou à un contact.

Mais BCM, c’est bien plus que cela. C’est une véritable petite CRM pour des équipes de travail d’environ 6 à 10 personnes maximum. En effet, BCM repose sur une base MSDE locale mais peut être partagée sur un serveur, voire portée sur une base SQL Serveur 2005. La limitation réelle du produit repose sur la personnalisation limitée des interfaces (on peut facilement rajouter des champs mais la plupart des champs existants ne peuvent pas être supprimés) et sur la gestion des droits : on peut, grâce à des jeux d’affichage et de vues, éviter de montrer certaines informations à des utilisateurs mais le produit est limité en termes de droits et d’interdiction (ce qui peut se révéler contraignant dans le cadre d’une équipe de commerciaux)

La nouvelle version du produit présente plein de nouvelles fonctionnalités très intéressantes comme la gestion de projets partagés par exemple. Mais je ne vais pas me faire plus longtemps le chante du produit à la place de l’éditeur et vous laisse par exemple consulter le product guide, bien plus éloquent que moi à ce sujet.

En un mot, je vous recommande fortement d’essayer ce produit, complément idéal à Outlook, injustement sous utilisé et qui pourra réconcilier certains avec le tant décrié éditeur de Redmond.

Pourquoi tant de haine ? Microsoft agit parfois de manière désinvolte pour ne pas dire déroutante. Un produit comme Microsoft Outlook, utilisé par des millions d’utilisateurs dans le monde se voit amputé de fonctionnalités présentes dans les versions précédentes. On est habitué à chaque nouvelle sortie produit de voir apparaître une certain nombre de nouvelles fonctions, qui sont, la plupart du temps, bien appréciables (même si au début les adeptes du good enough revendiquent ne pas en avoir besoin !). Ces nouvelles fonctions sont d’ailleurs de bon aloi sur un logiciel récent comme Outlook, dont la première mouture date d’Office 97 (pourtant, 10 ans déjà !)

Mais aujourd’hui un coup de gueule s’impose avec Outlook 2007. Outlent 2007 devrais-je dire ! Outlook, au centre de la vie professionnelle de millions de personnes, semble avoir été quelques peu oublié par les équipes de développement et de débugage de l’éditeur de Redmond. Lenteur dans un premier temps. C’est pas moi qui le dit, c’est l’éditeur, dont je vous laisse apprécier ses conseils judicieux !!

http://support.microsoft.com/kb/932086/en-us

Une interface que je qualifierai de baclée : “ni fait, ni à faire” avec une approche hybride entre l’apparition du ruban (par exemple dans les mails) et la présence du bon vieux menu déroulant, old fashion !

Et puis, que dire de la disparition de fonctionnalités ! 10 ans d’Outlook et voici les premiers downgrades fonctionnels : la suppression du lien entre un contact et une tâche ou un rendez-vous ou encore le fait de ne plus pouvoir mettre des couleurs dans le calendrier (en dehors d’une catégorie qui elle-même colorise la plage horaire), ou bien encore le fait de ne plus pouvoir modifier le nom des flags (drapeaux de couleur) : Microsoft prévoit pour nous “aujourd’hui”, “demain”, “cette semaine” etc. sans nous laisser la liberté de modifier cette liste, inappropriée dans la plupart des cas.

Continuons par ce que l’on appelle la localisation, c’est-à-dire la traduction du logiciel en français : les connaisseurs apprécieront la différence entre “tâche” et “liste de tâches” : pratique à expliquer en formation, tant les termes sont différents… Faisant partie du programme de beta, ces informations ont été remontées à l’éditeur, sans retour de sa part… dommage.

Enfin, pour les nouvelles fonctionnalités, encore du chemin à faire. Par exemple, le fait de faire apparaître les tâches du jour en bas du calendrier est pratique mais pas moyen de modifier cet affichage : pas moyen de le positionner par exemple sur la droite de l’écran (et non en bas) ou bien impossible de modifier les colonnes (leur ordre ou le fait d’en afficher certaines et pas d’autres).

Voilà, j’arrête ici. Cette vision est totalement objective et basée sur des faits avérés mais elle est incomplète ; beaucoup de choses formidables ont été inventées par Microsoft pour Outlook 2007. Je m’étonne simplement du peu de sérieux qui a entouré la sortie de ce produit. Une communauté d’utilisateurs, de formateurs, de consultants, de développeurs travaillent sur ce produit génial, qui se positionne comme un véritable centre de communication et qui permet d’offrir aux plus malins ce que même Bill Gates ne peut pas s’acheter : DU TEMPS.

Alors gageons que Microsoft saura proposer une prochaine version d’Outlook à la hauteur des attentes des utilisateurs et à la hauteur du talent des gens de Microsoft, qui nous ont habitués à fabriquer des logiciels souvent décriés mais parfaitement efficaces aussi bien à la maison qu’en entreprise.