Tout le monde connait les best sellers de Microsoft : Word, Excel, PowerPoint. Pourtant, en dépit de la force de frappe marketing (et financière), certains programmes issus de l’éditeur de Redmond restent injustement méconnus de la plupart des utilisateurs en entreprise.

Dans la série, luttons pour les logiciels de l’ombre, nous ouvrirons sans doute prochainement un chapitre pour OneNote mais aujourd’hui, je souhaite mettre en avant Microsoft Business Contact Manager, aussi appelé BCM. BCM est sans doute le complément idéal de Microsoft Outlook dans le monde de la PME (mais également sans doute aussi pour les manager des plus grosses structures).

Comme dernièrement je me suis permis quelques saillies en direction d’Outlook, je me sentais un peu obligé (coupable ?) de nuancer mon approche en vous proposant de vous intéresser à Business Contact Manager.

Comme on ne se refait pas, je vais commencer par une critique ! Le point fort de BCM est de se comporter comme une CRM gérant par entreprise et non par contact. Je m’explique : Outlook gère des contacts, donc si pour une entreprise donnée, vous avez plusieurs contacts, vous créez plusieurs fiches. BCM, lui, gère des entreprises, avec des contacts à l’intérieur. Au lieu de l’appeler Business Contact Manager, je l’aurais donc plutôt nommé Business Account Manager !

Vous pouvez donc avec BCM en complément d’Outlook gérer vos contacts personnels, par exemple, au sein de vos contacts Outlook habituels, et gérer vos clients, fournisseurs, partenaires etc., au sein de BCM.

Par ailleurs dans le post récent où j’évoquais certains downgrades d’Outlook, je m’étonnais de la disparition des relations que l’on pouvait faire avant entre un contact, une tâche et un rendez-vous. Avec BCM, cette fonctionnalité est bien présente (fait exprès pour promouvoir l’usage de BCM au détriment des contacts traditionnels d’Outlook ?). Cela revient à dire que vous pouvez lier un rendez-vous, une tâche ou un mail à une entreprise ou à un contact.

Mais BCM, c’est bien plus que cela. C’est une véritable petite CRM pour des équipes de travail d’environ 6 à 10 personnes maximum. En effet, BCM repose sur une base MSDE locale mais peut être partagée sur un serveur, voire portée sur une base SQL Serveur 2005. La limitation réelle du produit repose sur la personnalisation limitée des interfaces (on peut facilement rajouter des champs mais la plupart des champs existants ne peuvent pas être supprimés) et sur la gestion des droits : on peut, grâce à des jeux d’affichage et de vues, éviter de montrer certaines informations à des utilisateurs mais le produit est limité en termes de droits et d’interdiction (ce qui peut se révéler contraignant dans le cadre d’une équipe de commerciaux)

La nouvelle version du produit présente plein de nouvelles fonctionnalités très intéressantes comme la gestion de projets partagés par exemple. Mais je ne vais pas me faire plus longtemps le chante du produit à la place de l’éditeur et vous laisse par exemple consulter le product guide, bien plus éloquent que moi à ce sujet.

En un mot, je vous recommande fortement d’essayer ce produit, complément idéal à Outlook, injustement sous utilisé et qui pourra réconcilier certains avec le tant décrié éditeur de Redmond.

Tags: BCM, Outlook 2007
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